Vážení zákazníci a obchodní partneři,
dokument, který právě čtete obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše
osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální
možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k Vám co nejvíce transparentní, zejména
ohledně toho, jak Vaše osobní údaje zpracováváme.
Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, bylo toto informační memorandum připraveno v
souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o
ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto
údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
V tomto memorandu se Vám snažíme informace podat co nejpřehledněji, proto jsme zvolili formu
otázek a odpovědí, které bychom Vám na ně poskytli. Informace se dozvíte v následujícím
pořadí:
1. Kdo je správcem osobních údajů?
2. Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů?
3. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
4. Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
5. Jak byly osobní údaje získány?
6. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
7. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
8. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
9. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
10. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
11. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
12. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?
Toto informační memorandum předkládá základní informace, které jsme jako správce osobních
údajů povinni poskytnout.
V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů, se nás neváhejte
kontaktovat na e-mailové adrese info@shadowmakers.cz nebo na telefonu +420 730 182 211. Ve
všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese Dark wood group, s.r.o.,
Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10.
1. Kdo je správcem osobních údajů?
Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým
způsobem budou osobní údaje zpracovány. Správcem osobních údajů je společnost
Dark wood group, s.r.o. se sídlem Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10,
IČ: 08883998. Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese
info@shadowmakers.cz nebo na telefonu +420 730 182 211.
2. Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů?
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních
údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými
právními předpisy. Rovněž je to nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících
se osobních údajů.
Pověřencem je pan David Zicha, kterého lze kontaktovat na adrese info@shadowmakers.cz
nebo na telefonu +420 730 182 211.
3. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Správce zpracovává osobní údaje k:
a. zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1
písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí
zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
b. marketingovým účelům, aby správce co nejlépe přizpůsobil nabídku svých produktů a služeb a
obchodní sdělení ohledně nich Vašim potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Váš
jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR
c. ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Ohledně
poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a
zákonné povinnosti správce, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke
zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám správce v
důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.
4. Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
Osobní údaje zpracovává správce rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné
zájmy správce jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků správce, řádné plnění
veškerých zákonných povinností správce, přímý marketing, ochrana správcova podnikání a
majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.
V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše
osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní
údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete
v článku 11 tohoto informačního memoranda.
5. Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje správce získal přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné
komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně
dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků,
profesních registrů, nebo například Katastru nemovitostí. Dále správce mohl získat osobní údaje
od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání Vašich osobních údajů a se
kterými spolupracuje a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam Vy sám/sama
umístil/a.
6. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností,
k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným
účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:
a. základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, rodné číslo a
identifikační číslo;
b. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
c. informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů
nebo jiných kontaktních formulářů;
d. fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o
sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;
7. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné,
je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu
oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám
udělil/a.
Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle
kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský
zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o
dani z přidané hodnoty.
8. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například
správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad
kapitálovým trhem. Dále v případě realizace zakázky můžeme předat našim smluvním
partnerům.
9. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských
prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.
10. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní
údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 let
počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.
Osobní údaje uvedné ve smlouvě, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce
budou uchovávány maximálně po dobu 3 let od konce smluvního vztahu se správcem.
Osobní údaje zpracovávané pro marketingové účely budou uchovávány maximálně po dobu 3 let
od jejich získání.
Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí
archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k
jejich zneužití.
11. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně.
Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.
a. Jak můžete svá práva uplatnit?
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu info@shadowmakers.cz
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by
však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je
správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s
poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií
zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený
poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve,
nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na
složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás
bude správce informovat.
b. Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o
totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu
osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích
nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o
možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních
údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly
získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu
a další příslušné informace.
Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto
memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
c. Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány
či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených
osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů,
informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení
zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu
osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k
automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i
významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v
případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na
poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být
nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
d. Právo na opravu
Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti,
kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných
osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím
dodatečného prohlášení.
e. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje
vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné
účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky,
můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu
posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše
osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
f. Právo na omezení zpracování
Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však
měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává,
můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější
zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu
posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
g. Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti,
předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v
tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
h. Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v
rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy
(za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo
oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování,
či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na
správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
i. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na
dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00
Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
j. Právo odvolat souhlas
Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat a to buď
vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo
pomocí linku v e-mailové komunikaci.
12. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?
Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány.